AVISO DE PRIVACIDADE

1º OFÍCIO DE NOSSA SENHORA DO SOCORRO/SE

(1º OFÍCIO DE SOCORRO)

CNPJ/MF nº 13.176.805/0001-32

Endereço: Rua Manoel dos Passos, s/n, Anexo ao fórum, CEP: 49.160-000, Nossa Senhora do Socorro/SE

• INTRODUÇÃO

A privacidade de suas informações é de grande importância para o 1º Ofício de Socorro. Por esta razão, são seguidas políticas rigorosas e constantemente revisadas, na busca de garantir e respeitar a confidencialidade dos dados, além de assegurar a conformidade com as normas legais e regulatórias pertinentes. O presente Aviso de Privacidade está fundamentado na Lei Federal nº 13.709 de 19 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), no Provimento nº 149/2023 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e no Provimento nº 12/2021 CGJ/TJSE, em especial com os princípios da finalidade, necessidade e adequação previstos nas mesmas, aplicável aos titulares (pessoas naturais) de dados pessoais que interagem com os serviços oferecidos pelo Cartório.

Este documento é vinculado ao Cartório do 1º Ofício de Nossa Senhora do Socorro/SE, e dispõe sobre o tratamento de dados em âmbito presencial e virtual, de acordo com as opções de atendimento disponibilizadas, pelo site www.1oficiodesocorro.com.br, por e-mail e pelo aplicativo Whatsapp.

Recomenda-se a leitura cuidadosa.

• DEFINIÇÕES

Com o intuito de facilitar a leitura do presente documento, seguem abaixo algumas definições importantes trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais:

DADOS PESSOAIS: Todo dado que identifique ou tenha o potencial de identificar uma pessoa natural, como por exemplo: nome completo, número de Cadastro de Pessoa Física (CPF), número de identidade (RG), fotografia, endereço de e-mail, número de telefone, endereço residencial, dados bancários, entre outros.

DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Um dado pessoal sensível é aquele que se refere à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural. O tratamento desses dados exige maior cautela e bases legais específicas.

TITULAR: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento. Exemplos incluem clientes, funcionários, terceiros ou prestadores de serviços que interagem com o 1º Ofício de Socorro e disponibilizam seus dados pessoais.

CONTROLADOR: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais. No contexto deste aviso, o 1º Ofício de Socorro atua como Controlador.

OPERADOR: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador. Pode ser uma empresa terceirizada que presta serviços ao Cartório e que, para isso, trata dados pessoais sob as instruções do Controlador.

ENCARREGADO (DPO – Data Protection Officer): Pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

TRATAMENTO: Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. Em suma, qualquer ação que envolva dados pessoais.

CONSENTIMENTO: Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada. É uma das bases legais para o tratamento de dados pessoais, mas não a única.

COOKIES: São arquivos de informação que são armazenados no seu computador ou dispositivos móveis através do navegador de internet (browser). Estes arquivos permitem que, durante um período de tempo, um website “se lembre” das ações e preferências registradas em nome do Usuário. O uso de cookies existe para que o Usuário, ao regressar a um website que já visitou, não tenha, em princípio, que indicar novamente as suas preferências de navegação (idioma, fonte, forma de visualização etc). Os cookies podem ser persistentes (permanecem no dispositivo por um período definido) ou de sessão (expiram ao fechar o navegador).

• COLETA E ATIVIDADES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
  

Para que o 1º Ofício de Socorro possa oferecer funcionalidades adequadas aos usuários e personalizar serviços, é necessário que seja realizada a coleta e o tratamento de dados pessoais. A utilização de todo e qualquer website e/ou aplicativos desenvolvidos pelo 1º Ofício de Socorro não implica necessariamente a disponibilização de dados pessoais. No entanto, se o usuário pretende contatar o Cartório para qualquer tipo de solicitação, seus dados serão solicitados e tratados de forma específica.

As atividades de tratamento de dados pessoais realizadas pelo 1º Ofício de Socorro abrangem diversas etapas e finalidades, sempre em conformidade com a LGPD e demais regulamentações aplicáveis. Abaixo, detalhamos as principais atividades:

• Coleta de Dados Pessoais

Os dados pessoais são coletados de diversas formas, dependendo da interação do titular com o Cartório:

Atendimento Presencial: Para dar entrada a solicitações e atendimentos, é imprescindível o fornecimento de dados pessoais, que são coletados por um atendente responsável. Este profissional realiza o registro das informações em sistema cadastral, garantindo a precisão e a segurança dos dados. Os dados coletados podem incluir, mas não se limitam a, nome completo, CPF, RG, endereço, estado civil, profissão, filiação, e-mail e telefone.

Atendimento Virtual (Site, E-mail, WhatsApp): Ao contatar o Cartório por meio do site (www.1oficiodesocorro.com.br), e-mail ou aplicativo WhatsApp para qualquer tipo de solicitação (informações, agendamentos, envio de documentos, etc.), dados pessoais são solicitados para identificação e para viabilizar o atendimento. Estes podem incluir nome, e-mail, telefone e, dependendo da natureza da solicitação, outros dados necessários para a prestação do serviço.

Dados de Menores de Idade: Quando o dado coletado for de menores de idade, é imprescindível a obtenção do consentimento inequívoco e informado de um dos pais ou responsável legal. Referidos dados serão protegidos com especial atenção, atendendo às necessidades de privacidade e segurança da criança e do adolescente, em conformidade com o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e a LGPD.

Dados de Navegação (Cookies): Conforme detalhado na seção de Cookies, dados de navegação são coletados automaticamente quando o usuário acessa o site do

Cartório. Estes dados são utilizados para melhorar a experiência do usuário e para fins analíticos.

• Armazenamento de Dados Pessoais

Após a coleta, os dados pessoais são armazenados em sistemas seguros, tanto físicos quanto digitais, com acesso restrito e controlado. O Cartório emprega medidas de segurança técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perdas, alterações indevidas ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito. O período de armazenamento é determinado pela finalidade da coleta e por exigências legais e regulatórias, conforme detalhado na seção de Conservação de Dados Pessoais.

• Utilização e Processamento de Dados Pessoais

Os dados pessoais coletados são utilizados e processados para as seguintes finalidades principais:

Qualificação Registral e Notarial: Os dados são essenciais para a prática dos atos inerentes ao exercício das funções notariais e registrais, como a lavratura de escrituras, procurações, registros de imóveis, entre outros. Isso inclui a verificação da identidade dos envolvidos, a conferência de documentos e a inserção de informações em livros e sistemas oficiais.

Comunicações Obrigatórias: O Cartório realiza o encaminhamento de comunicações obrigatórias a órgãos públicos e privados, conforme estabelecido pela legislação vigente. Isso pode incluir a Receita Federal, o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), o Tribunal de Justiça, entre outros, para cumprimento de deveres legais e regulatórios.

Comunicações Informativas: Para manter o titular informado sobre o andamento de suas solicitações, o Cartório pode enviar comunicações informativas relativas ao pedido, caso solicitado ou quando necessário para a prestação do serviço.

Notificações e Esclarecimentos: O Cartório pode utilizar os dados de contato para envio de notificações por e-mail, bem como para o envio de esclarecimentos quanto a sugestões, reclamações e/ou orientações sobre o serviço registral e notarial ou sobre a política de tratamento de dados pessoais.

Manutenção da Segurança do Site: Dados de navegação e outros dados técnicos podem ser utilizados para garantir a segurança do site, prevenir fraudes e detectar atividades maliciosas.

Gestão e Administração de Serviços: Os dados são utilizados para a gestão interna do Cartório, administração de contratos, melhoria contínua dos serviços prestados e para outras adequações pertinentes à sua atividade, visando sempre a eficiência e a qualidade do atendimento ao titular.

• Compartilhamento de Dados Pessoais

Haverá transmissão e comunicação de dados pessoais entre os setores do 1º Ofício de Socorro, com acesso de colaboradores designados, sempre que necessário, para possibilitar a melhor experiência e atendimento à necessidade do usuário. O Cartório poderá, ainda, transmitir os seus dados a entidades contratadas que de alguma forma precisem atuar colaborando para sua melhor experiência e para o melhor atendimento, com o compromisso de exigir de seus parceiros a aderência às regulamentações aplicáveis e a adoção de medidas de segurança adequadas. Este compartilhamento ocorre estritamente para as finalidades aqui descritas e em conformidade com a LGPD.

• Eliminação de Dados Pessoais

Os dados pessoais são eliminados após o término do tratamento, quando não forem mais necessários para as finalidades para as quais foram coletados ou quando o titular solicitar sua eliminação, ressalvadas as hipóteses de conservação previstas em lei, como o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, ou para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.

O Cartório garante que todas as etapas do tratamento de dados pessoais são realizadas com a máxima diligência e em estrita observância aos princípios da LGPD, como uerfinalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas.

• BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (HIPÓTESES DA LGPD)

O tratamento de dados pessoais realizado pelo 1º Ofício de Socorro é fundamentado nas bases legais previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), garantindo que toda e qualquer operação com dados pessoais tenha um propósito legítimo e esteja em conformidade com a legislação. As principais bases legais que justificam o tratamento de dados pelo Cartório são:

• Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória

Esta é a hipótese predominante para o tratamento de dados pessoais no contexto das atividades notariais e registrais. O 1º Ofício de Socorro, como delegatário de serviço público, está sujeito a uma série de leis e regulamentos que exigem a coleta, o armazenamento e o tratamento de dados pessoais para a prática de seus atos. Isso inclui, mas não se limita a:

Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos): Que estabelece as normas para os registros civis e imobiliários, exigindo a coleta de dados para a lavratura de certidões, registro de imóveis, entre outros.

Normas Fiscais: Obrigações relacionadas à Receita Federal e outros órgãos fiscais que demandam o tratamento de dados para emissão de notas, declarações e recolhimento de tributos.

Provimentos da Corregedoria Geral de Justiça e do Conselho Nacional de Justiça (CNJ): Como o Provimento nº 12/2021 CGJ/TJSE e o Provimento n° 149/2023 CNJ, que regulamentam as atividades dos cartórios e estabelecem procedimentos para o tratamento de dados pessoais, incluindo a necessidade de comunicação a órgãos como o COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras) em casos específicos.

Nesses casos, o tratamento dos dados é uma imposição legal, sendo indispensável para que o Cartório possa exercer suas competências e desempenhar suas atribuições legais e normativas.

• Execução de Contrato ou de Procedimentos Preliminares Relacionados a Contrato

O Cartório poderá tratar dados pessoais quando necessário para o estabelecimento do vínculo contratual, para a gestão, administração, prestação e melhoramento dos serviços ao Titular.

• Exercício Regular de Direitos em Processo Judicial, Administrativo ou Arbitral

Em situações específicas, o Cartório pode precisar tratar dados pessoais para o exercício regular de seus direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais. Isso pode envolver a defesa em ações legais, a apresentação de informações a autoridades competentes ou a participação em procedimentos de resolução de conflitos.

• Legítimo Interesse do Controlador

O Cartório poderá tratar dados pessoais com base em seu legítimo interesse, desde que esse tratamento não viole os direitos e liberdades fundamentais do titular. O legítimo interesse é aplicado em situações que visam aprimorar os serviços, garantir a segurança das operações e proteger os interesses do Cartório, sempre com a devida avaliação de impacto à privacidade. Exemplos podem incluir a manutenção da segurança do site, a prevenção de fraudes e a melhoria contínua dos processos internos, desde que devidamente justificado e em conformidade com a LGPD.

• Consentimento do Titular

Embora não seja a base legal predominante para as atividades essenciais do Cartório, o consentimento do titular poderá ser utilizado para finalidades específicas que não se enquadrem nas demais bases legais. Por exemplo, para o envio de comunicações informativas não obrigatórias, ou para a coleta de dados de menores de idade, conforme mencionado anteriormente. Nesses casos, o consentimento será obtido de forma livre, informada e inequívoca, e o titular terá o direito de revogá-lo a qualquer momento.

O 1º Ofício de Socorro se compromete a tratar os dados pessoais de forma transparente, ética e em estrita conformidade com a base legal aplicável a cada situação, garantindo sempre os direitos e a privacidade dos titulares.

• CONSERVAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Os dados são mantidos pelo período estritamente necessário para cada uma das finalidades descritas acima e/ou de acordo com prazos legais vigentes. Adicionalmente, o 1º Ofício de Socorro afirma que manterá em funcionamento todos os meios técnicos ao seu alcance para evitar a perda, má utilização, alteração, acesso não autorizado e apropriação indevida dos dados pessoais de seus usuários e clientes. 

• DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

Nos termos da legislação aplicável, o titular do dado poderá a qualquer tempo solicitar o acesso aos dados que lhe digam respeito, bem como a sua retificação, eliminação ou a limitação de uso do dado pessoal, ou ainda opor-se ao seu tratamento, exceto nos casos em que se mostre necessário mantê-los com base na lei. Clique aqui para ter acesso ao formulário de requisição de exercício de direitos do titular de dados pessoais..

• RECLAMAÇÕES, DÚVIDAS E ALTERAÇÕES

Caso tenha qualquer dúvida relacionada com o tratamento dos seus dados pessoais e com os direitos que lhe são conferidos pela legislação aplicável e, em especial, referidos neste Aviso, poderá acionar a Encarregada de Proteção de Dados do 1º Ofício de Socorro, a Jurisdata Soluções, através do e-mail: lgpd@1oficiodesocorro.com.br.

• ALTERAÇÕES AO AVISO DE PRIVACIDADE

O presente Aviso de Privacidade poderá ser alterado ou atualizado a qualquer momento, em decorrência de alterações na legislação ou nas atividades do 1º Ofício de Socorro. Recomenda-se a consulta periódica deste documento para se manter atualizado sobre como seus dados pessoais estão sendo tratados.